Het gehele bouw- of verbouwproces gaat van start van zodra de bouwheer met zijn persoonlijke ideeën, wensen of eisen naar een architect stapt. De architect is namelijk degene die hét ontwerp zal opmaken dat uiteindelijk zal dienen als bouwplan voor de aannemer(s). Toch is het ontwerpen van huizen niet het enige dat architecten doen, ze moeten in zekere zin een soort van vertrouwenspersoon worden voor de bouwheer gedurende de looptijd van het project. Het zoeken naar een passende architect is aldus een opdracht die best weloverwogen ondernomen wordt.

Tijdens een kennismakingsgesprek, dat overigens in de meeste situaties gratis is, zal de architect zijn werkwijze toelichten om vervolgens enkele referentiewoningen te tonen. Als blijkt dat de ideeën en ontwerpen enigszins overeenstemmen met de wensen van de bouwheer dan is dit in ieder geval een stap in de goede richting, vermits eensgezindheid en een ‘goed gevoel’ toch de basis vormen voor een vlekkeloze samenwerking.

Als beide partijen een samenwerking aangaan, is het de taak van de architect om na te gaan of de wensen en eisen voor de woning zowel wettelijk, praktisch als financieel al dan niet haalbaar zijn. Dit onderzoek gebeurt op basis van de stedenbouwkundige voorschriften, de bouwgrond of bestaande woning in geval van verbouwing, eventueel geldende verkavelingsvergunningen, enz… Pas daarna kan gestart worden met de opmaak van een voorontwerp, in de vorm van een tekening, een maquette of zelfs een 3D- animatie. Maar let wel, van zodra gestart wordt met het voorontwerp, dient de architect betaald te worden voor zijn werk. Duidelijke en geschreven afspraken kunnen conflicten voorkomen, vandaar dat de meeste architecten standaardcontracten voorleggen alvorens een voorontwerp opgemaakt wordt. Laat duidelijk zijn dat over de clausules in het contract steeds onderhandeld kan worden.

Een veelbesproken zaak als het om architecten gaat, is toch wel het ereloon dat per architect nogal wat kan verschillen. De ene architect rekent een bepaald percentage aan, de ander werkt per uur, terwijl nog anderen een forfaitair bedrag aanrekenen. Wat de totale kostprijs ook mag zijn, het ereloon wordt steeds in schijven uitbetaald.

Van zodra het voorontwerp goedgekeurd wordt door de bouwheer, zal de architect het uiteindelijke plan uittekenen. Daarna wordt het dossier opgemaakt zodat de procedure voor het verkrijgen van de stedenbouwkundige vergunning, opgestart kan worden. Tijdens de looptijd van deze procedure zal de architect een bestek of lastenboek opmaken waarin alle benodigde informatie te vinden is voor de aannemer(s) zodat correcte en accurate offertes verkregen worden. Op basis van deze offertes zal de architect een raming van de kostprijs uitrekenen, zodat de bouwheer precies te weten komt wat het uiteindelijke kostenplaatje zal zijn. Eventueel kan de architect meehelpen met het zoeken naar geschikte aannemers en/of het vergelijken van offertes.

Van zodra de stedenbouwkundige vergunning in orde is, kunnen de (ver)bouwwerken starten. Tijdens de uitvoering van de werken zal de architect de werkzaamheden en het tijdschema nauwlettend in de gaten houden en ingrijpen waar nodig. Bij het beëindigen van de werken, meer bepaald na de oplevering, blijft de architect gedurende 10 jaar verantwoordelijk voor eventuele ontwerpfouten dankzij de regel van de tienjarige aansprakelijkheid. 

De tussenkomst van een architect is wettelijk verplicht voor al wie bouwt, verbouwt of herbouwt of van zodra de stabiliteit van een gebouw gewijzigd wordt. Voor een aantal werken zoals de afbraak van vrijstaande gebouwen of bijgebouwen, voor het wijzigen van het aantal woonvertrekken of functiewijzigingen binnen een gebouw is de medewerking van een architect niet verplicht.